Preguntas frecuentes

Gennai encuentra todas las facturas y recibos de proveedor que llegan a tu empresa, los lee con IA y los mantiene ordenados con su estado de pago al día. Está pensado para pymes, asesorías y los contables que trabajan con ellas: cualquiera que reciba facturas por correo y no quiera ir a buscarlas una a una. Funciona en español e inglés, y lo usan empresas de España, Latinoamérica, Reino Unido, Australia y Estados Unidos.

Conectas Gmail, Outlook o cualquier buzón IMAP una vez y Gennai lo revisa cada hora en busca de facturas nuevas. Lee los PDF adjuntos y también las facturas escritas en el cuerpo del correo, las fotos de tickets en papel y las facturas que llegan en hoja de cálculo. Lo que no llega por correo lo puedes reenviar a tu dirección privada de Gennai, compartirlo desde Slack o subirlo tú, de una en una o muchas a la vez.

Proveedor y país, número de factura, fechas de emisión y vencimiento, divisa, base, impuestos y total, y las líneas de detalle. También lee los identificadores fiscales de las dos partes (NIF, VAT, GST o número de registro), el número de pedido cuando el documento lo trae, la empresa a la que va dirigida la factura y cualquier señal de que ya estaba pagada. Todo lo que lee la IA se guarda junto a la factura: que un campo no salga en la tabla no significa que se haya perdido.

Capturarla es solo el principio. Gennai mantiene todas tus facturas en un sitio con el estado de pago al día, así que tus cuentas por pagar están siempre al corriente: qué está pagado, qué se debe y qué vence a continuación. Además categoriza cada proveedor como ya lo hace tu programa de contabilidad, cuadra tu extracto bancario contra las facturas que capturó y las envía a Xero, QuickBooks Online o Holded con el documento original adjunto.

Sí. Todos los campos se editan sobre la propia tabla: pulsas el valor, escribes la corrección y se guarda. Las líneas se corrigen una a una, y el total del documento nunca se reescribe al tocar una línea, así que una corrección jamás cambia por su cuenta lo que debes. El fichero original se queda intacto y siempre a un clic, junto a los datos que se sacaron de él.

Todas tus facturas viven en una tabla con las vistas Todas, Por pagar, Pagadas, Revisar y Archivadas. Puedes buscar, filtrar por fecha, proveedor, divisa, importe, etiquetas o estado de exportación, poner tus propias etiquetas y abrir cualquier factura junto a su documento original. Cuando vuelves, Gennai agrupa lo que ha entrado desde tu última visita para que lo revises de una pasada y apruebes de un clic todo lo que quede pendiente. Las acciones en lote permiten etiquetar, marcar como pagadas, exportar o archivar muchas de golpe, y cualquier vista se exporta a CSV o Excel.

Por pagar reúne las facturas que siguen siendo deuda, con las que vencieron antes de que Gennai llevara tus pagos plegadas en un grupo Histórico que está a un clic. Pagadas reúne todo lo que tiene evidencia de pago, más los documentos que no son deuda, como los tickets que ya pagaste en el momento y los abonos. Revisar recoge lo que necesita una decisión humana, por ejemplo un posible duplicado o un documento cuyo tipo no está claro. Archivadas es donde va lo que apartas, y archivar nunca borra.

Por evidencia, nunca por suposición. Muchas veces lo dice el propio documento: un ticket o un justificante de tarjeta llega ya pagado, una factura con vencimiento no. Además, una factura se marca como pagada cuando entra en un fichero de pago al banco, cuando tu extracto bancario lo confirma en la conciliación, o cuando la marcas tú. Gennai guarda de dónde salió cada veredicto, y cuando no hay evidencia deja la factura sin pagar en lugar de dar por hecho que lo está.

Sí, en tres niveles. El mismo correo no se procesa dos veces, un fichero idéntico se rechaza nada más llegar venga por el canal que venga, y dos ficheros distintos que describen la misma factura (mismo proveedor, mismo importe, mismo número) se marcan como posible duplicado. Ese último caso es un aviso, no un borrado automático: Gennai enseña las dos facturas una al lado de la otra, señala qué coincide y decides tú.

No se guarda como factura y el crédito vuelve a tu saldo, así que una newsletter o una confirmación de pedido no te cuestan nada. Gennai se guía por lo que es el documento, no por quién lo manda: las confirmaciones de pedido, los avisos de pago, las reservas y los recordatorios de cobro no son facturas aunque lleven importe. Los extractos de proveedor solo se capturan cuando traen cargos nuevos del periodo.

Sí. Hay un buscador sobre proveedor, número e importe, filtros por rango de fechas, proveedor, divisa, importe, etiquetas, estado de exportación y estado de pago, y tus propias etiquetas, que las reglas de IA pueden poner solas según entran las facturas. Cualquier vista filtrada se exporta a CSV o Excel con las columnas que elijas.

Sí. Puedes conectar varias organizaciones de Xero o varias empresas de QuickBooks Online al mismo espacio de trabajo, y cada factura se dirige a la entidad que le corresponde. Los contables tienen en su lugar un portal de clientes: un solo acceso, la lista de empresas y un selector para moverse entre ellas sin cerrar sesión.

Gmail y Google Workspace, Outlook y Microsoft 365, y cualquier buzón IMAP, incluidos iCloud, Yahoo y Zoho. Más allá del correo, cada espacio de trabajo tiene una dirección privada de reenvío, y puedes mandar facturas desde Slack, WhatsApp o Telegram, subir PDF de uno en uno o en lote, y fotografiar un ticket de papel. Todos los canales pasan por la misma extracción y por los mismos controles de duplicados.

Sí. Cada espacio de trabajo tiene su propia dirección privada en inbox.gennai.io. Reenvías una factura ahí y se procesa como cualquier otra, con la misma extracción y los mismos controles de duplicados. Hay equipos que lo usan como único canal: sin buzón conectado y sin pantalla de permisos, solo una regla de reenvío para los proveedores que ya conoces o un reenvío manual cuando llega algo.

Eliges los buzones y el rango de fechas, y Gennai los recorre hacia atrás en busca de las facturas que recibiste y nunca archivaste. Va en segundo plano, así que puedes seguir trabajando mientras se rellena tu histórico, y ves el progreso. Todo lo que encuentra pasa por los mismos controles de duplicados, así que un escaneo retroactivo no puede crear copias de facturas que ya tienes.

Sí, y es lo que lo separa de un simple recolector de adjuntos. Muchos proveedores escriben la factura en el cuerpo del correo y no adjuntan nada. Gennai también lee esas y las convierte en un documento que puedes archivar, revisar y exportar como cualquier otro. Las fotos de tickets en papel y las facturas que llegan en hoja de cálculo se tratan igual.

Cuando conectas Xero o QuickBooks Online, Gennai lee tu plan de cuentas y propone la cuenta y el tipo de impuesto de cada factura a partir del proveedor y de las líneas. Sin integración contable sigues teniendo una categoría de gasto, como software, viajes u oficina, que alimenta las analíticas y viaja en la exportación. Las propuestas se ven antes de enviar nada y puedes cambiar cualquiera.

Sí, si conectas Xero o QuickBooks Online. Gennai lee con qué cuenta se registró cada proveedor en tus propias facturas anteriores y lo usa como valor por defecto para la siguiente del mismo proveedor, de modo que la contabilización sigue los criterios que ya tomó tu asesoría. Es tu propio histórico, dentro de tu cuenta: nunca se usa para entrenar modelos de IA ni se comparte con otros clientes.

Subes un extracto en CSV o Excel y Gennai enfrenta cada cargo con las facturas que ha capturado. Lo que cuadra sin ambigüedad se confirma como pagado de verdad, lo dudoso te llega como propuesta y lo que no tiene factura detrás se reporta como hueco. Nada cambia en silencio y toda decisión se puede deshacer. El informe de cierre es auditable: un bloque por divisa y unas secciones que siempre suman el extracto.

Cada cargo del extracto es la prueba de que hubo un pago. Cuando un cargo no cuadra con ninguna factura tuya, Gennai lo reporta como hueco, con la fecha, el importe y la contraparte, para que veas exactamente qué documentos te faltan antes de cerrar el mes. Los ingresos, las comisiones, los cambios de divisa y las nóminas se apartan en vez de contarse, y el informe lo dice, así que sus totales siguen cuadrando con lo que te mandó el banco.

Las reglas se escriben en español o inglés normal y se aplican según entran las facturas. Las más habituales: renombrar un proveedor para que coincida con el nombre que usa tu contabilidad, etiquetar solas las facturas de un proveedor, fijar cuál de tus empresas es la compradora cuando varias comparten buzón, o excluir a un proveedor que no quieres capturar nunca. Se aplican a las facturas nuevas y puedes desactivar cualquiera cuando quieras.

Xero, QuickBooks Online y Holded, con el proveedor emparejado, la cuenta y el tipo de impuesto rellenos y el documento original adjunto a la factura. También puedes sincronizar las facturas con Google Drive o OneDrive, ordenadas por año y mes, y volcarlas a una hoja de Google que se mantiene al día. Para todo lo demás hay exportación a CSV y Excel con las columnas que elijas, y ficheros ABA para los pagos en lote de Australia.

El proveedor, el número, las fechas de emisión y vencimiento, la divisa, las líneas con su cuenta y su tipo de impuesto, y el documento original como adjunto. Las facturas se crean por el importe neto con el impuesto declarado aparte, y todos los totales se cuadran al céntimo antes de enviar nada. En Xero llegan como borrador para que las apruebes tú. En QuickBooks Online se crean directamente, porque la plataforma no tiene estado de borrador para facturas de compra.

Gasto por categoría y por proveedor, la tendencia frente al mes anterior y frente al mismo periodo del año pasado, una previsión del periodo en curso, los gastos recurrentes detectados a partir de tus propias facturas y tu exposición por divisa si compras en más de una. Todo se calcula sobre las facturas que capturó Gennai, así que los números se mueven al ritmo de tu buzón.

El plan gratuito cubre 10 facturas al mes y 2 buzones conectados, suficiente para ver el producto funcionando sobre tu propio correo. Starter, 12 $ al mes, encaja con autónomos y profesionales por cuenta propia hasta 75 facturas. Growth, 29 $ al mes, es donde acaba la mayoría de equipos pequeños: 250 facturas, 15 buzones, conciliación bancaria y exportación automática a tu contabilidad. Business, 79 $ al mes, es para asesorías y equipos financieros con 750 facturas al mes. La extracción con IA es idéntica en todos los planes: lo que cambia es la capacidad, y la conciliación y la exportación automática a partir de Growth.

Diez facturas al mes, 2 buzones conectados, escaneo automático, el panel de facturas completo y exportación a CSV. Sin tarjeta para empezar y sin límite de tiempo: es gratis para siempre, no una prueba. Si más adelante subes de plan, todo lo que ya capturaste se queda donde está.

Se gasta un crédito por cada factura que Gennai captura de verdad, y solo después de confirmar que el documento es una factura real. Lo que se descarta por no ser factura, y lo que se detecta como duplicado, devuelve el crédito. Editar, etiquetar, exportar y volver a exportar no cuesta nada, igual que el resto de lo que hagas con una factura ya capturada.

La captura se pausa y no se pierde nada: los correos siguen en tu buzón y Gennai retoma donde lo dejó en cuanto vuelvas a tener créditos. Gennai avisa por correo al dueño de la cuenta cuando pasa, así que nadie se entera semanas después. Puedes subir de plan o comprar un pack de créditos puntual, y tu cupo mensual se renueva en tu fecha de facturación.

Sí, en cualquier plan, incluido el gratuito. Los packs van de 20 créditos por 5 $ a 500 créditos por 59 $, y el precio por factura baja según crece el pack. Son una compra puntual, no una segunda suscripción, y no caducan.

El cupo mensual no se acumula: se renueva en tu fecha de facturación. Los packs de créditos son justo lo contrario y no caducan nunca. Gennai gasta siempre primero el cupo del mes y solo toca los créditos del pack cuando se agota, así que comprar un pack por adelantado no lo desperdicia.

El plan gratuito incluye 2, Starter 5, Growth 15 y Business 50. Un buzón es cualquier cuenta de Gmail, Outlook o IMAP que conectes, puedes mezclar proveedores y darlos de alta o de baja cuando quieras. Tu dirección de reenvío, Slack y las subidas manuales no cuentan para ese límite.

La conciliación bancaria está incluida en Growth y en Business. Conciliar un extracto no gasta créditos de factura: lo que pone el techo es tu cupo, porque la conciliación trabaja contra las facturas que Gennai ya ha capturado. Desde Starter o el plan gratuito, subir de plan la activa al momento, con los extractos y las facturas que ya tengas.

Sí, desde los ajustes de tu cuenta, sin llamadas ni preaviso. Las subidas de plan entran en vigor al momento y solo se cobra la diferencia del ciclo que queda. Las bajadas y las cancelaciones se aplican al final del periodo que ya has pagado, así que conservas lo comprado hasta entonces. Pasar de facturación anual a mensual es la única excepción: se aplica al momento, empieza un ciclo nuevo ese día y el tiempo que te quede del plan anual no se devuelve. Gennai te lo dice en pantalla y te pide confirmación antes de cobrar nada. Tus facturas se quedan en tu cuenta hagas lo que hagas.

Pagar al año ahorra hasta un 25% frente al precio mensual, y todo el cupo anual se libera de golpe en vez de mes a mes. En Starter son 900 facturas disponibles desde el primer día, que es lo que quieres si tu volumen es estacional o si vas a importar años de histórico. La suscripción se renueva cada doce meses y se puede cancelar cuando quieras.

Si 750 facturas al mes se te quedan cortas, o necesitas más buzones de los que incluye Business, ajustamos el precio a tu volumen. Incluye todo lo de Business. Escríbenos desde la página de soporte con una cifra aproximada de facturas al mes y cuántas empresas llevas, y te pasamos presupuesto.

Los pagos los gestiona Stripe, que tiene certificación PCI DSS de nivel 1, así que los datos de tu tarjeta nunca pasan por nuestros servidores. Se aceptan las principales tarjetas de crédito y débito. Los planes se facturan en dólares estadounidenses: si tienes otra divisa, la conversión la hace tu banco a su tipo.

En Gmail, acceso de solo lectura al correo y permiso para crear ficheros en Google Drive, que solo se usa si activas la sincronización con Drive y solo alcanza a los ficheros que crea el propio Gennai. En Outlook, acceso de solo lectura al correo. No se pide nada más, y puedes revocar cualquiera de los dos desde tu cuenta de Google o de Microsoft sin tocar Gennai.

No. El acceso que pide Gennai es de solo lectura, así que enviar, borrar, mover o editar un mensaje no es algo que pueda hacer. Es una propiedad del permiso, no una promesa: Google y Microsoft rechazarían el intento.

Gennai mira los mensajes que llegan a los buzones que conectas, porque decidir si algo es una factura pasa por leerlo: muchos proveedores escriben la factura en el cuerpo del correo y no adjuntan nada. Lo que se queda son solo las facturas. Todo lo demás se descarta al momento, los cuerpos de los correos no se escriben nunca en nuestros registros y no se usan para nada que no sea encontrar tus facturas.

Las facturas: el documento original, todo lo extraído de él y las etiquetas y decisiones que añadas. Alrededor, solo lo que el servicio necesita para funcionar: el identificador de cada mensaje ya revisado, para no procesar dos veces el mismo correo, y unos registros técnicos de cómo se clasificó cada documento, que se guardan 90 días y se borran solos. No guardamos el contenido de los correos que no son facturas.

Todo viaja por TLS y se guarda cifrado con AES-256. Los tokens de acceso, las contraseñas IMAP y las claves de API llevan además una segunda capa, cifrada con una clave que vive fuera de la base de datos, y se destruyen en el momento en que desconectas una integración. Los documentos originales se guardan aparte de los datos extraídos, y toda consulta del producto está acotada a la empresa en la que estás trabajando.

No. Tus facturas y tus datos de correo, incluido todo lo obtenido a través de las APIs de Google o de Microsoft, no se usan nunca para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de IA o de aprendizaje automático, y no se venden ni se comparten. Solo se usan para prestarte el servicio dentro de tu propia cuenta.

Sí. Reenvía las facturas a tu dirección privada de Gennai, compártelas desde Slack o súbelas tú, y no verás ninguna pantalla de permisos. Conectar un buzón es lo que permite que Gennai funcione solo, pero es opcional y se deshace en un clic cuando quieras.

Solo las personas que invites. Los miembros de tu equipo y el contable externo que añadas ven esa empresa y ninguna otra, porque toda consulta del producto está acotada a la empresa en la que estás trabajando. Por nuestra parte, el acceso se limita a lo necesario para responder a una solicitud de soporte que hayas abierto, y jamás nos conectamos al buzón de un cliente sin permiso explícito.

Tus facturas se quedan mientras tu cuenta esté abierta, porque son tus registros contables. Por detrás, el registro de qué correos ya se revisaron se guarda 18 meses y los registros técnicos de clasificación 90 días, y luego se borran solos. Si cierras tu cuenta, tus datos se eliminan en 30 días, salvo los registros de facturación que estamos obligados a conservar.

El escaneo se detiene al momento y la credencial guardada se destruye en la misma operación, no se queda marcada como inactiva. Con ella se va el registro de qué mensajes de ese buzón ya se habían revisado. Las facturas ya capturadas se quedan en tu cuenta, porque son tus registros, y puedes borrar las que quieras una a una.

Se revocan todos los tokens de conexión, se eliminan tus facturas y sus documentos y se cierra la cuenta. El borrado se completa en 30 días y puedes pedirlo cuando quieras desde tus ajustes o escribiendo a privacy@gennai.io. Los registros ligados a facturación y a disputas de pago se conservan hasta 12 meses, como explica la política de privacidad.

Gennai tiene la verificación CASA Tier 2 de la App Defense Alliance, evaluada por un laboratorio independiente, que es la revisión que exige Google para el acceso restringido a Gmail. Cumple el RGPD, con exportación y borrado de datos a petición, y su uso de la información obtenida de las APIs de Google se ajusta a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado. Los pagos van por Stripe, con certificación PCI DSS de nivel 1.

Te registras con tu correo o con Google y tu espacio de trabajo se crea al momento. La configuración son dos pasos: conectar un buzón o empezar a reenviar facturas y, si usas uno, conectar tu programa de contabilidad. El primer escaneo arranca solo, y el mismo día puedes lanzar un escaneo retroactivo para traerte tu histórico.

Desde tus ajustes, eliges Gmail, Outlook o IMAP. Gmail y Outlook usan su propia pantalla de permisos, así que Gennai nunca ve tu contraseña. IMAP pide el servidor y una contraseña de aplicación, que se guarda cifrada. En todos los casos la conexión es de solo lectura y se puede quitar en un clic.

Sí, hasta el límite de tu plan: 2 en el gratuito, 5 en Starter, 15 en Growth y 50 en Business. Puedes mezclar Gmail, Outlook e IMAP en el mismo espacio de trabajo, cada uno se escanea por su cuenta, y quitar uno no toca a los demás ni a las facturas que ya trajo.

Cada cuenta es dueña de un espacio de trabajo, y hay dos formas de llevar más de una empresa. Si comparten buzón y contabilidad, conecta varias organizaciones de Xero o varias empresas de QuickBooks Online al mismo espacio y cada factura se dirige a la entidad que le toca. Si son negocios de verdad separados, cada uno tiene su espacio y te pueden invitar a los demás, que es como funciona el portal de contables. Si tienes dudas sobre cuál encaja, escríbenos.

Sí. Los invitas desde tus ajustes y cada uno tiene su propio acceso, así que nadie comparte contraseña. Un miembro hace el trabajo del día a día: facturas, integraciones, equipo y créditos. Lo que se queda con el dueño de la cuenta es la suscripción, la tarjeta y borrar el espacio de trabajo. Los planes se cobran por volumen de facturas, no por usuario.

Sí, con su propio acceso y no con tu contraseña. Los contables externos tienen acceso completo a facturas, exportación e integraciones contables, que es lo que hace falta para cerrar un mes. Lo único que no pueden hacer es conectar o desconectar tus buzones, porque el buzón es algo personal tuyo.

Si perteneces a más de un espacio de trabajo, arriba en la barra lateral aparece un selector con todos. Eliges uno y el panel entero se recarga con él: facturas, buzones, integraciones y ajustes. Los contables ven en su lugar una lista de clientes, con el número de facturas y la última actividad de cada uno.

Tu perfil, el nombre de la empresa y el idioma están en tus ajustes. La tarjeta, los recibos y la propia suscripción viven en el portal de facturación de Stripe, que se abre desde ahí mismo y es donde cambias la tarjeta, te descargas las facturas o cancelas. La facturación es cosa del dueño del espacio de trabajo.

Mira primero en Archivadas y en la vista Revisar, porque puede que se capturara y se apartara en vez de perderse. Si de verdad no está, reenvía el correo a tu dirección de Gennai y se procesa al momento. Y cuéntaselo a soporte con el remitente y la fecha: una captura perdida es un fallo que queremos ver, y es así como mejora la detección.

Corrígela ahí mismo: todos los campos se editan y el cambio se guarda según escribes, así que tu exportación sale bien incluso antes de que lo arreglemos nosotros. Si el mismo proveedor sale mal una y otra vez, una regla de IA lo arregla para siempre, por ejemplo renombrando al proveedor con el nombre que usa tu contabilidad. Mándasela también a soporte: con el documento original podemos ver por qué se leyó así.

Respondemos a todas las solicitudes en menos de 24 horas en días laborables, de lunes a viernes, y la mayoría se resuelven el mismo día. Es igual en todos los planes, incluido el gratuito.

Escribe a support@gennai.io, usa el formulario de la página de soporte o abre el chat en la esquina inferior derecha del panel. Si es por una factura concreta, con decirnos el proveedor y la fecha nos suele bastar para encontrarla.