Debe y haber: contabilidad básica para dueños de negocio

TL;DR

• El debe es la columna de la izquierda de un apunte y el haber la de la derecha. No significan gasto ni ingreso, son solo posiciones.
• En cada asiento, el total del debe siempre es igual al total del haber. Eso es la partida doble (Plan General de Contabilidad, RD 1514/2007).
• Los activos y los gastos aumentan por el debe. Los pasivos, el patrimonio neto y los ingresos aumentan por el haber.
• Las sociedades están obligadas a llevar partida doble con libro Diario (Código de Comercio, artículos 25 y 28). La mayoría de autónomos solo llevan libros registro (AEAT).
• Cada factura de proveedor acaba en dos apuntes, uno cuando la recibes y otro cuando la pagas.

El debe y el haber son las dos columnas donde se anota cada operación de tu negocio, una a la izquierda (el debe) y otra a la derecha (el haber), y en cada apunte las dos suman lo mismo. Entender el debe y haber es la base de la contabilidad básica y del sistema de partida doble que usan todas las empresas. No hace falta ser contable para pillarlo. En esta guía lo ves con una tabla por tipo de cuenta y un ejemplo con una factura de proveedor, sin jerga.

Qué son el debe y el haber

Olvida por un momento lo que suena la palabra. El debe no quiere decir que debas dinero, y el haber no quiere decir que lo tengas. Son simplemente las dos columnas de cualquier apunte contable, también llamado asiento. A la izquierda va el debe, a la derecha el haber. Cada vez que pasa algo en tu negocio, una compra, un cobro, un pago, se anota en las dos columnas a la vez.

La regla que no falla nunca: en cada asiento, lo que pones en el debe tiene que sumar exactamente lo mismo que pones en el haber. Si no cuadra, el apunte está mal. Esa igualdad constante es lo que mantiene tu contabilidad en equilibrio.

Por qué todo cuadra: la partida doble

Anotar cada operación por partida doble, una vez en el debe y otra en el haber, es el mismo método que los mercaderes formalizaron hace más de cinco siglos y que hoy recoge el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007). La idea es sencilla: ningún euro aparece o desaparece sin dejar rastro en dos sitios. Si cobras una factura, el dinero entra en el banco por un lado y, por el otro, baja lo que te debía el cliente.

En España, las sociedades están obligadas por el Código de Comercio a llevar una contabilidad ordenada, con un libro Diario que registra día a día todas las operaciones y un libro de Inventarios y Cuentas anuales (artículos 25 y 28). Ese Diario funciona, precisamente, con debe y haber.

El debe y el haber según el tipo de cuenta

Aquí es donde la mayoría se lía, y donde una tabla lo resuelve. Cada cuenta pertenece a un tipo, y ese tipo decide si crece por el debe o por el haber. Estas son las cinco familias y su comportamiento, según el funcionamiento de las cuentas del Plan General de Contabilidad.

Un truco para recordarlo: lo que tienes y lo que gastas crece por la izquierda, el debe. Lo que debes, lo que aportas y lo que ingresas crece por la derecha, el haber.

Un ejemplo real con una factura de proveedor

Nada se entiende mejor que con un caso. Recibes la factura de la luz de tu local por 100 euros. Dejamos el IVA fuera para que se vea claro. En ese momento todavía no has pagado, pero el gasto ya existe y le debes ese dinero a la compañía. El asiento es:

• Debe: Suministros (un gasto), 100 euros.
• Haber: Proveedores (lo que debes), 100 euros.

Días después pagas esa factura desde tu cuenta. El gasto ya estaba anotado, así que este segundo asiento solo cancela la deuda y saca el dinero del banco:

• Debe: Proveedores (ya no debes esos 100), 100 euros.
• Haber: Banco (sale el dinero), 100 euros.

Las cuentas de Proveedores y Clientes que aparecen aquí son, en el fondo, tus cuentas por pagar y por cobrar. Y si te preguntas en qué momento exacto se anota cada cosa, la fecha de la factura o la del pago, eso depende de si trabajas con caja o devengo.

Una sola factura, dos apuntes. Multiplícalo por las decenas o cientos de facturas que entran cada mes en tu correo y entenderás por qué no perder ninguna factura del email importa tanto como saber contabilizarla. La mayoría ya no llegan en papel, sino mezcladas entre cientos de correos, y ahí es donde se pierden.

Tienes que llevar partida doble en tu negocio

Depende de tu forma jurídica, y conviene tenerlo claro para no agobiarse. Si tu negocio es una sociedad, una SL por ejemplo, sí: el Código de Comercio te obliga a llevar contabilidad por partida doble, con su libro Diario y sus cuentas anuales. Si eres autónomo persona física en estimación directa, en la mayoría de los casos no llevas partida doble, sino los libros registro que exige Hacienda, ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión, según la Agencia Tributaria. Los autónomos profesionales añaden un libro de provisiones de fondos y suplidos.

Aun así, entender el debe y el haber merece la pena aunque no lleves los libros tú mismo. Es lo que te permite leer un balance, seguir lo que hace tu gestoría y detectar cuando algo no cuadra.

Lo que el debe y el haber no te dicen

El debe y el haber ordenan el movimiento, pero no juzgan si tu negocio va bien. Un asiento puede estar perfectamente cuadrado y aun así reflejar una mala decisión. Tampoco te dicen, por sí solos, si tendrás caja suficiente para pagar mañana. Para eso están los informes que se construyen encima, el balance y la cuenta de resultados. El debe y el haber son la gramática. Los informes son la historia que cuentan.

Preguntas frecuentes

¿El debe es un gasto y el haber un ingreso?

No. Son posiciones, la izquierda y la derecha de un asiento. Un gasto se anota en el debe y un ingreso en el haber, pero el debe también recoge, por ejemplo, el dinero que entra en tu banco, que no es un gasto.

¿Debe y haber es lo mismo que cargo y abono?

Sí, en la práctica. Cargar una cuenta es anotar en su debe y abonar es anotar en su haber. Son los verbos que usan tu programa de contabilidad y tu gestoría para decir lo mismo.

¿Un autónomo necesita saber de debe y haber?

En la mayoría de los casos no está obligado a llevar partida doble, sino solo los libros registro de Hacienda. Aun así, entender el debe y el haber le ayuda a leer sus números y a hablar con su asesor.

¿Por qué cada operación se anota dos veces?

Porque cada movimiento tiene dos caras, de dónde sale el dinero y a dónde va. Anotar las dos es lo que hace que la contabilidad siempre cuadre. Ese es el principio de la partida doble.

Saber de debe y haber ordena tus números. El problema, para casi todos, no es entenderlos, sino reunir a tiempo todas las facturas que hay que contabilizar, porque siguen enterradas en el correo. Gennai encuentra las facturas de proveedor en tu Gmail o tu Outlook, las lee y las organiza para que lleguen a tu contabilidad, con exportación a Xero, QuickBooks o Holded. Puedes probarlo gratis y sin tarjeta.