Caja vs devengo para autónomos y pymes: cuál usas de verdad

TL;DR

• Caja: registras el ingreso cuando lo cobras y el gasto cuando lo pagas. Devengo: los registras cuando emites o recibes la factura, aunque el dinero se mueva después.
• El devengo es el criterio general en el IRPF y en contabilidad (AEAT). La caja no es la norma por defecto, es una opción para casos concretos.
• En el IVA existe un régimen voluntario, el criterio de caja, solo para quien facturó menos de 2 millones de euros el año anterior (AEAT).
• La diferencia solo se nota cuando la factura y el pago caen en momentos distintos, casi siempre en facturas que llegan por email.
• Uses el criterio que uses, primero necesitas todas las facturas, bien fechadas y sin duplicar.

Caja vs devengo: la diferencia en una frase

Caja vs devengo es la elección entre registrar el dinero cuando entra y sale, o registrarlo cuando ocurre la operación. Con el criterio de caja apuntas un ingreso el día que cobras y un gasto el día que pagas. Con el criterio de devengo lo apuntas el día que emites o recibes la factura, aunque el dinero se mueva semanas después. Casi todo lo demás es consecuencia de esa única diferencia.

La mayoría de autónomos y dueños de pyme usan uno de los dos criterios sin saber cómo se llama. Se nota a final de año, cuando una factura de proveedor con fecha de diciembre se paga en enero y no sabes en qué ejercicio va. Ahí es donde caja y devengo dan resultados distintos, y donde una factura mal fechada, o directamente perdida, te descuadra el cierre. Esta guía explica qué es cada criterio, en qué se diferencian de verdad, cuál aplicas según cómo tributas y qué opciones concretas existen en España, sin contabilidad para expertos.

Qué es el criterio de caja

El criterio de caja sigue el dinero. Registras un ingreso el día que te lo cobran y un gasto el día que lo pagas, sin mirar la fecha de la factura. Es intuitivo porque coincide con lo que ves en la cuenta del banco: si el dinero no ha entrado o salido, todavía no cuenta. Los ingresos que cobras y los gastos que pagas son las dos caras del mismo negocio, y las vemos por separado en la guía de las facturas que pagas frente a las que cobras.

Para un autónomo pequeño tiene una ventaja clara de tesorería. No adelantas impuestos por un ingreso que aún no has cobrado. Si emites una factura en diciembre y el cliente te paga en marzo, con caja ese ingreso tributa cuando llega, no antes.

El precio es que necesitas saber, factura a factura, cuándo se cobró y cuándo se pagó cada una. Llevar esa fecha de pago al día es la parte que se descontrola en cuanto sube el volumen.

Qué es el criterio de devengo

El criterio de devengo sigue la operación, no el dinero. Registras el ingreso cuando emites la factura o entregas el servicio, y el gasto cuando recibes la factura del proveedor, aunque cobres o pagues más tarde. Es el principio que exige el Plan General de Contabilidad y el criterio general de imputación en el IRPF (AEAT), y el que aplica cualquier sociedad.

El devengo refleja mejor la realidad económica de un periodo: lo que has vendido y lo que has consumido, no solo lo que ha pasado por caja. A cambio, puedes acabar tributando por un ingreso que todavía no has cobrado, porque lo que cuenta es la fecha de la factura, no la del banco.

Caja vs devengo: tabla comparativa

La diferencia se ve mejor lado a lado. Esto es lo que cambia de un criterio a otro en lo que de verdad importa para tu día a día.

Cuál usas de verdad en España

Aquí está la parte que más confunde: no eliges un único criterio para todo. En España el IRPF y el IVA van por separado, y puedes tributar con criterios distintos en cada uno.

En el IRPF, el criterio general es el devengo (AEAT). Los autónomos que no están obligados a llevar contabilidad mercantil, en la práctica los profesionales y quienes tributan en estimación directa simplificada, pueden optar por el criterio de cobros y pagos, que es la caja. Esa opción se marca en la propia declaración de la renta y, una vez elegida, hay que mantenerla un mínimo de 3 años (Reglamento del IRPF, AEAT). Si no marcas nada, vas por devengo.

En el IVA existe un régimen propio, el régimen especial del criterio de caja. Es voluntario y solo pueden acogerse quienes facturaron menos de 2 millones de euros el año anterior, y queda excluido quien cobre en efectivo más de 100.000 EUR de un mismo cliente en el año (AEAT). Con este régimen, el IVA se devenga cuando cobras la factura y solo deduces el IVA soportado cuando pagas a tu proveedor, con un tope: si a 31 de diciembre del año siguiente no se ha cobrado o pagado, se declara igualmente (AEAT).

La consecuencia práctica es que puedes llevar el IRPF por cobros y pagos y el IVA por el régimen general, u otras combinaciones. Fuera de España los nombres y los límites cambian, pero la idea de fondo, caja frente a devengo, es la misma en cualquier país.

Dónde se nota la diferencia, y por qué manda la factura

Los dos criterios coinciden casi siempre. Solo se separan cuando la factura y el pago caen en fechas distintas, y sobre todo cuando caen en ejercicios distintos. La factura de diciembre pagada en enero es el caso de manual.

Con devengo, la factura de diciembre va al año en que se emitió. Con caja, va al año en que se paga. El mismo documento, dos ejercicios distintos.

Por eso, uses el criterio que uses, el dato que no puedes perder es la factura recibida con su fecha. Con devengo, esa fecha decide el periodo. Con caja, necesitas la factura para justificar el gasto y, además, saber cuándo la pagaste. Sin el documento no deduces, y sin la fecha no sabes dónde va. Si alguna vez has dudado de qué pedir a un proveedor, la diferencia entre factura, ticket y recibo aclara cuál sirve para deducir de verdad.

El problema es que ese documento casi siempre llega por email y se mezcla con todo lo demás. Cada factura que se queda sin abrir en la bandeja es un gasto que no registras en su periodo, y ya vimos en detalle lo que cuesta procesar esas facturas a mano. El criterio decide el momento, pero primero tienes que tener la factura delante.

Entonces, cuál te conviene

No hay una respuesta única, y esto no es asesoramiento fiscal. A grandes rasgos, si cobras tarde y quieres cuidar la tesorería, la caja evita adelantar impuestos por dinero que aún no tienes. Si prefieres que tus cuentas reflejen el resultado real del periodo, o si tienes una sociedad, el devengo es el camino, y en muchos casos el único.

La decisión de acogerte a un régimen conviene consultarla con tu gestoría, porque te ata varios años y afecta al IRPF y al IVA de forma distinta. Lo que no cambia con ninguno de los dos es el trabajo previo: necesitas todas las facturas, bien fechadas y sin duplicar. Tenerlas capturadas desde el correo sin revisarlas una a una es la base sobre la que luego aplicas el criterio que sea.

Lo que ninguno de los dos criterios te ahorra

Elegir bien entre caja y devengo ordena cuándo tributa cada cosa, pero no hace aparecer las facturas. Si una factura de proveedor se pierde en el email, no la registras en ningún criterio, y ese gasto no deducido cuesta lo mismo en caja que en devengo. La parte aburrida, reunir cada documento a tiempo, sigue siendo la que de verdad te descuadra el cierre.

Preguntas frecuentes

¿El criterio de caja y el de devengo son lo mismo en IRPF y en IVA?

No. Son impuestos distintos con reglas propias. En el IRPF el devengo es el criterio general y la caja (criterio de cobros y pagos) es una opción para algunos autónomos. En el IVA el criterio de caja es un régimen especial y voluntario con sus propios requisitos (AEAT). Puedes aplicar uno sin el otro.

¿Puedo cambiar de criterio cada año?

No libremente. En el IRPF, si optas por cobros y pagos debes mantenerlo un mínimo de 3 años (Reglamento del IRPF, AEAT). El régimen de caja del IVA también exige permanencia y su renuncia dura un mínimo de 3 años. No es una casilla que convenga tocar cada ejercicio.

¿Qué criterio uso si no he elegido nada?

El devengo. Es el criterio general en el IRPF y en contabilidad (AEAT). La caja siempre requiere optar de forma expresa, así que si nunca lo has hecho, tributas por devengo.

¿Sirve esto para autónomos en Latinoamérica?

El concepto sí: caja es registrar por cobro y pago, devengo por fecha de factura. Lo que cambia según el país son los nombres, los límites y qué régimen puedes elegir. Confirma siempre las reglas locales con tu contador.

Elijas caja o devengo, los dos parten del mismo sitio: tener cada factura recibida, con su fecha, sin que se pierda en el correo. Gennai encuentra y organiza las facturas que te llegan por email y las deja listas para tu contabilidad o tu gestoría, con exportación a Xero, QuickBooks o Holded. Puedes probarlo gratis y dejar de perseguir facturas antes del próximo cierre.