Plantilla para Pedir Factura a un Proveedor (4 modelos)

Una plantilla para pedir una factura a un proveedor te ahorra dos cosas: pensar cómo redactar el email cada vez, y quedarte sin la factura cuando el proveedor se olvida. En España, además, no recibir la factura a tiempo significa no poder deducirte el IVA de ese trimestre, así que lo que parece un email pequeño termina costando dinero real. Aquí tienes cuatro plantillas listas para copiar y pegar, cada una pensada para una fase distinta: primer aviso, recordatorio, escalado tras varios intentos, y respuesta cuando la factura llega con errores.

Resumen. Cuando pidas una factura, sé breve, indica siempre el dato concreto que necesitas (NIF o CIF, fecha del servicio, importe), y deja claro el formato y el plazo. Las cuatro plantillas de abajo cubren el ciclo completo: primer aviso, recordatorio, escalado y reclamación por error en la factura. Copia, sustituye los corchetes, y envía.

Qué incluir siempre cuando pides una factura

Las plantillas funcionan mejor si el email incluye los seis datos que el proveedor necesita para emitirte la factura sin tener que escribirte de vuelta pidiéndolos. Si falta alguno, el proveedor te responderá con una pregunta y se perderán días.

• Razón social y NIF o CIF de tu empresa, tal y como deben aparecer en la factura.
• Dirección fiscal completa, incluyendo código postal, ciudad y país.
• Concepto del gasto: qué te ha vendido o qué servicio te ha prestado, con la fecha.
• Importe pagado o pendiente, indicando si la factura debe llevar IVA y a qué tipo.
• Formato preferido: PDF normalmente, Facturae si trabajas con una administración pública.
• Plazo en el que la necesitas, idealmente antes del cierre del trimestre fiscal.

Cuanto más concretos sean estos seis datos, menos rondas de email vas a necesitar. Las plantillas de abajo ya los traen estructurados.

Plantilla 1. Primer aviso para pedir la factura

Esta es la primera vez que pides la factura tras una compra o un servicio. Tono cordial, directo, agradeciendo de antemano. Ideal enviarla en cuanto tengas el comprobante de pago o ticket, sin esperar al cierre del mes.

Plantilla 2. Recordatorio si han pasado varios días

Cinco a siete días sin respuesta es el momento adecuado para el recordatorio. Mismo tono, sin reproche, simplemente recordando la solicitud anterior. Reenviar el email original en lugar de empezar uno nuevo le da contexto al proveedor de un vistazo.

Plantilla 3. Escalado tras varios intentos sin respuesta

Cuando ya has enviado dos emails y no llega respuesta, el tercer email cambia de tono. Sigue siendo educado, pero hace explícitas dos cosas: la obligación legal del proveedor de emitir la factura, y las consecuencias prácticas para tu deducción de IVA. En España, el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga al proveedor a emitir factura cuando el destinatario lo solicita, y a hacerlo en el momento de la operación o en un plazo máximo de un mes si el destinatario es empresario o profesional.

Plantilla 4. La factura llegó con un error y necesitas corrección

Cuando la factura llega pero tiene un dato mal (NIF incorrecto, importe distinto, fecha equivocada, concepto que no se entiende), no la guardes ni la mandes al gestor: pide corrección de inmediato. Lo correcto es una factura rectificativa, porque la AEAT no admite tachones ni modificaciones sobre la factura original.

Cuándo dejar de pedir por email y escalar

Si después de tres emails y, al menos, una llamada de teléfono el proveedor sigue sin emitir la factura que tienes derecho a recibir, hay dos vías legales razonables. La primera es presentar una denuncia ante la Agencia Tributaria por incumplimiento de la obligación de facturación, lo que abre una inspección al proveedor. La segunda, menos agresiva, es retener futuros pagos a ese mismo proveedor hasta que regularice la facturación pendiente, documentándolo siempre por escrito. En la práctica la primera amenaza por email suele bastar.

Lo que viene después de pedir la factura

Una vez la factura llega, empieza el otro problema: no perderla entre los cientos de emails del mes. Si te sirve, en este blog explicamos por qué tantas pymes españolas pierden facturas en Gmail y Outlook y qué se puede hacer para que ninguna factura recibida acabe enterrada en una conversación.

Si gestionas la facturación de varios clientes a la vez, el mismo problema multiplica su impacto. La parte de cómo automatizar la captura de facturas para una gestoría es donde el ahorro de tiempo se vuelve realmente notable.

Preguntas frecuentes

¿Tengo derecho a pedir factura aunque sea autónomo o particular?

Sí, siempre que actúes como empresario o profesional y necesites la factura para tu actividad. El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece que cuando el destinatario es empresario o profesional, el proveedor está obligado a emitir factura completa si así lo solicitas, incluso si por defecto entregaría una factura simplificada o un ticket.

¿Cuánto tiempo tiene el proveedor para emitirme la factura?

Si eres empresario o profesional, el plazo máximo es un mes desde la fecha de la operación o del pago anticipado. Si la operación se realiza en un periodo distinto, el plazo es hasta el día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del IVA. Estos plazos están recogidos en el artículo 11 del Reglamento de Facturación.

¿Y si el proveedor solo me da ticket o factura simplificada?

Para deducirte el IVA en operaciones por encima de los importes que permiten factura simplificada (400 euros con carácter general, 3.000 euros en sectores concretos como hostelería o transporte de personas), necesitas factura completa. Si el proveedor solo te ha emitido factura simplificada, puedes pedirle que la sustituya por una factura completa con tu NIF y razón social.

¿Qué hago si el proveedor está fuera de España?

El procedimiento es el mismo: pides la factura con tus datos completos y tu NIF intracomunitario si la operación es intracomunitaria. Si el proveedor está en la UE y opera B2B, suele emitirla sin IVA con la mención reverse charge, y tú la autorrepercutes en tu declaración. Para terceros países, comprueba siempre con tu gestoría si necesitas otros datos específicos.

La parte difícil no es pedir la factura

Las cuatro plantillas están aquí para que dejes de redactar el mismo email cinco veces al mes. Cópialas tal cual, sustituye los corchetes por tus datos y envía. La parte difícil de la facturación nunca fue pedirla. Es no perderla cuando llega.

Si después de pedirla la factura llega pero se pierde en tu inbox, eso también lo soluciona Gennai. Pruébalo gratis o mira cómo funciona.