Cómo recuperar 12 meses de facturas perdidas con un escaneo retroactivo

TL;DR

• Si llegaron por email, se pueden recuperar. Un escaneo retroactivo recorre el histórico del buzón (Gmail u Outlook) y localiza las facturas que quedaron sin capturar, sin revisarlo correo a correo.
• No es solo orden, es dinero. Cada factura sin capturar es un gasto sin deducir y un IVA soportado sin compensar.
• El derecho a deducir el IVA caduca. Tienes 4 años desde que nació el derecho para ejercerlo, y después caduca de forma definitiva (Ley 37/1992 del IVA, arts. 99 y 100). Recuperar 12 meses está dentro de plazo, pero el reloj corre.
• Hay que conservarlas igualmente. La normativa obliga a guardar las facturas 4 años a efectos fiscales (Ley General Tributaria, art. 66) y 6 años a efectos mercantiles (Código de Comercio, art. 30).
• Para una gestoría, es una pasada por cliente. Conectas el buzón del cliente una vez y recuperas su histórico, en lugar de pedirle que rebusque en sus propios correos.

Recuperar facturas perdidas de los últimos 12 meses es posible y, casi siempre, más rápido de lo que parece. Si esas facturas llegaron por email, un escaneo retroactivo revisa el histórico de la bandeja, localiza cada una, extrae sus datos y las deja listas para contabilizar, sin que nadie tenga que abrir correo por correo. No es un trabajo de semanas buceando en Gmail u Outlook. Es una sola pasada sobre el histórico del buzón.

El momento típico es la incorporación de un cliente nuevo a una gestoría, o un cierre que se acerca con un año entero de facturas sin capturar. Las facturas no se han perdido en sentido literal: están en el correo, repartidas entre cientos de emails de proveedores, suscripciones y notificaciones. El problema es que nadie las ha sacado de ahí, así que no están contabilizadas, no han deducido su IVA y no aparecen en el cierre. Y cada mes que pasa, la pila crece y el cierre se complica más.

Qué es un escaneo retroactivo (y en qué se diferencia de la captura automática)

Un escaneo retroactivo mira hacia atrás. En lugar de empezar a capturar las facturas que lleguen a partir de hoy, revisa el correo que ya está en la bandeja, meses atrás, y rescata las facturas que se quedaron sin procesar. La captura automática hace lo contrario: vigila la bandeja a partir de ahora para que no se pierda ninguna nueva.

Las dos se complementan, y el orden lógico es recuperar primero y no volver a perder después. Recuperar el histórico resuelve el problema que ya tienes. Para que no se repita, lo que necesitas es dejar de perder facturas en Gmail y Outlook con captura continua a partir de ese momento.

Por qué recuperar esas facturas no es solo orden, es dinero

La pila de facturas atrasadas tiene un coste real, y no es el desorden. Es lo que dejas de deducir.

Cada factura de proveedor que no está contabilizada es un gasto que no has deducido y un IVA soportado que no has compensado. Mientras siga perdida en el correo, ese dinero no entra en tus cuentas. Y hay un límite temporal: el derecho a deducir el IVA soportado debe ejercerse dentro de los 4 años siguientes al nacimiento del derecho, y transcurrido ese plazo caduca, sin posibilidad de recuperarlo después (Ley 37/1992 del IVA, arts. 99 y 100). Recuperar 12 meses está holgadamente dentro de plazo, así que la deducción sigue ahí esperando, pero solo si recuperas y contabilizas la factura.

A esto se suma la obligación de conservación. Una factura no basta con deducirla, hay que guardarla: 4 años a efectos fiscales, según el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria (art. 66), y 6 años a efectos mercantiles, según el Código de Comercio (art. 30). Una factura enterrada en una bandeja de entrada no cumple de forma fiable ninguno de los dos requisitos, porque nadie garantiza que se pueda encontrar y leer el día que Hacienda la pida. Si quieres el detalle de plazos y formatos, lo tienes en la guía sobre cómo guardar todas las facturas que recibes por email.

Cómo recuperar 12 meses de facturas perdidas, paso a paso

Una vez tienes claro dónde están las facturas, el proceso es corto.

• Reúne los buzones donde están. Casi siempre son una o dos cuentas de Gmail u Outlook, a veces una corporativa y una personal. Recuperarás lo que esté en los buzones que conectes, así que conviene no dejarse ninguno fuera.
• Conecta cada buzón una sola vez, por OAuth. La conexión por OAuth autoriza el acceso de lectura sin compartir contraseñas ni reenviar nada a mano. Es el mismo método que usarías para la captura continua.
• Lanza el escaneo del histórico. El escaneo recorre el correo hacia atrás, identifica qué mensajes y adjuntos son facturas, y extrae los datos de cada uno: proveedor, importe, impuestos y fecha.
• Revisa lo recuperado de una vez. En lugar de abrir correos sueltos, repasas una lista con todas las facturas localizadas y sus datos ya extraídos, y descartas lo que no toque.
• Expórtalo a tu contabilidad. Las facturas recuperadas se exportan a Holded, Xero o QuickBooks, listas para registrar. Si trabajas sobre Outlook y quieres el detalle de la conexión con Microsoft, lo tienes en la guía para extraer facturas de Outlook automáticamente.

El caso de una gestoría: recuperar el histórico de un cliente nuevo en una pasada

Para una asesoría, aquí está el verdadero valor. Imagina que incorporas un cliente nuevo que llega con un año de facturas sin capturar, repartidas entre dos buzones, el corporativo y el del gerente. La alternativa manual es pedirle que rebusque en su propio correo y te vaya enviando lo que encuentre, un proceso que se alarga semanas y que casi nunca queda completo.

Con un escaneo retroactivo, conectas esos dos buzones una vez y recuperas el histórico en una sola pasada. En un caso así, lo que aparecen son cientos de facturas de los últimos 12 meses que estaban enterradas en el correo, ya con sus datos extraídos y listas para revisar. El cliente no tiene que hacer nada, y tú empiezas la relación con la contabilidad al día en lugar de con un año de retraso por delante.

Es la misma lógica que sostiene automatizar la captura de facturas de toda tu cartera de clientes, solo que aplicada al arranque. Primero recuperas lo que falta, luego lo mantienes al día sin perseguir a nadie.

Qué puede y qué no puede recuperar un escaneo retroactivo

Conviene ser honesto con lo que esto resuelve y lo que no.

Recupera lo que esté en los buzones que conectes. Si una factura llegó por email a una de esas cuentas, el escaneo la encuentra aunque tenga meses. Cuantos más buzones relevantes conectes, más completo será el resultado.

No recupera lo que nunca llegó por correo. Una factura que el proveedor entregó solo en papel, o que jamás envió, no está en la bandeja y no se puede rescatar de ahí. Para esos casos toca pedir la factura al proveedor o capturarla por otro canal. Tampoco recupera un correo que se borró de forma permanente y ya no está ni en el buzón ni en la papelera.

Dicho de otra forma, el escaneo retroactivo resuelve el problema más común, las facturas que sí llegaron por email pero nadie sacó del correo, que en la práctica son la inmensa mayoría. Gennai está pensado justo para eso: conecta los buzones, escanea el histórico y deja las facturas recuperadas listas para tu contabilidad.

Preguntas frecuentes

¿Hasta cuántos meses atrás puedo recuperar facturas?

Depende de lo que conserve el buzón. El escaneo recorre el histórico disponible en la cuenta que conectes, así que si tienes 12 meses de correo, recuperas las facturas de esos 12 meses. A efectos fiscales tiene sentido recuperar al menos los ejercicios que sigan dentro del plazo de conservación de 4 a 6 años.

¿Puedo recuperar el IVA de facturas que no contabilicé?

Sí, siempre que sigas dentro de plazo. El derecho a deducir el IVA soportado caduca a los 4 años desde que nació (Ley 37/1992, arts. 99 y 100), y requiere tener la factura y contabilizarla. Recuperar facturas de los últimos 12 meses está dentro de ese plazo, así que la deducción sigue siendo posible una vez las registras.

¿Cuántos años tengo que conservar las facturas recuperadas?

Cuatro años a efectos fiscales, por el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria (art. 66), y seis años a efectos mercantiles, según el Código de Comercio (art. 30). El criterio prudente es conservarlas seis años para cumplir ambos marcos.

¿Sirve para una gestoría con varios clientes?

Sí. Conectas el buzón de cada cliente una vez y recuperas su histórico por separado, sin pedirle que rebusque en su correo. Es una forma habitual de arrancar la relación con la contabilidad al día desde el primer mes.

Un año de facturas perdidas no tiene por qué empezar con semanas de búsqueda manual. Si llegaron por email, se pueden recuperar de una pasada y dejar listas para contabilizar, con su IVA aún deducible y su histórico ordenado. Gennai conecta tu correo o el de tu cliente, escanea el histórico y recupera las facturas que se quedaron por el camino. Puedes probarlo gratis, sin tarjeta.