Diferencia entre factura, ticket y recibo: cuál pedir a tu proveedor

La diferencia entre factura y recibo es sencilla, pero decide si puedes deducir un gasto o no. La factura documenta una operación y permite deducir el IVA y registrar el gasto. El recibo solo demuestra que un pago se ha realizado. El ticket, por su parte, dejó de existir como figura legal en 2013 y hoy es, técnicamente, una factura simplificada. Si no sabes cuál pedir a un proveedor, esta guía lo resuelve con ejemplos y una tabla comparativa.

En resumen

• La factura (completa o simplificada) permite deducir el IVA y justificar el gasto. El recibo solo prueba que pagaste.
• El ticket dejó de existir como documento fiscal el 1 de enero de 2013, cuando entró en vigor el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, BOE). Lo que recibes hoy en un comercio es una factura simplificada.
• Puedes pedir factura simplificada hasta 400 euros, o hasta 3.000 euros en sectores como hostelería, transporte o ventas al por menor, según la AEAT. Por encima de eso, factura completa.
• Para deducir el IVA con una factura simplificada necesitas que incluya tu NIF y la cuota de IVA por separado (AEAT).
• Si eres empresa o autónomo y vas a deducir el gasto, pide siempre factura completa con tus datos fiscales.

Qué es una factura, qué es un ticket y qué es un recibo

Una factura es el documento que acredita una operación comercial a efectos fiscales. Existe en dos formatos, la factura completa (u ordinaria) y la factura simplificada, y ambos sirven para deducir el IVA y registrar el gasto siempre que cumplan sus requisitos.

• Factura completa. Identifica al emisor y al destinatario con nombre, NIF y domicilio, y detalla base imponible, tipo y cuota de IVA, y total. No tiene límite de importe y es obligatoria en todas las operaciones entre empresas o autónomos, según la Agencia Tributaria.
• Factura simplificada. Es la heredera del antiguo ticket. Lleva menos datos y se reserva a operaciones de pequeño importe. Sustituyó al ticket cuando entró en vigor el Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013 (Real Decreto 1619/2012, publicado en el BOE el 1 de diciembre de 2012).
• Recibo. Es un justificante de pago. Acredita que una cantidad se ha abonado, pero no detalla la operación ni el IVA con el rigor de una factura, así que por sí solo no permite deducir el impuesto.

La confusión habitual es tratar el recibo como si valiera lo mismo que la factura. No es así. El recibo responde a la pregunta "¿esto se pagó?", mientras que la factura responde a "¿qué se compró, a quién y con cuánto IVA?". Para tu contabilidad importa la segunda.

Ticket o factura: por qué el ticket ya no es lo que crees

Mucha gente sigue pidiendo "un ticket o una factura" como si fueran dos cosas distintas. Desde el 1 de enero de 2013, el ticket desapareció como figura legal con la entrada en vigor del Real Decreto 1619/2012. El papel que te da el bar o la tienda es, técnicamente, una factura simplificada cuando cumple unos datos mínimos.

Según la AEAT, se puede expedir una factura simplificada en estos supuestos:

• Cuando el importe no supera los 400 euros, IVA incluido. Es el caso más común en comercio y hostelería.
• Cuando se trata de una factura rectificativa de otra anterior, sin límite de importe.
• Hasta 3.000 euros, IVA incluido, en sectores concretos como ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, servicios a domicilio o peluquerías.

Por encima de esos límites, o en cualquier operación entre empresas y autónomos que vayan a deducir el IVA, la ley obliga a emitir una factura completa.

Tabla comparativa: factura completa, factura simplificada y recibo

La diferencia entre factura y recibo se ve mejor lado a lado. Esta es la comparativa de los tres documentos en lo que de verdad importa para tu contabilidad.

Qué documento pedir a tu proveedor según el caso

La regla práctica depende de quién eres y de qué vas a hacer con el documento.

• Si eres autónomo o empresa y vas a deducir el gasto, pide siempre factura completa con tu nombre, NIF y domicilio fiscal. Si el proveedor solo te ha dado un ticket o una factura simplificada sin tus datos, tienes derecho a solicitar la factura completa. Tienes varias plantillas listas para pedir la factura a un proveedor si necesitas reclamarla por escrito.
• Si la compra es un gasto menor y no necesitas deducir el IVA, una factura simplificada suele bastar.
• Si solo quieres acreditar que has pagado algo, como un alquiler o una cuota, el recibo cumple esa función, pero guárdalo junto a la factura correspondiente, no en su lugar.

Un matiz que se olvida a menudo: la factura simplificada también sirve para deducir, pero solo si pides al comercio que incluya tu NIF y la cuota de IVA por separado, tal como exige la AEAT. Sin esos dos datos, ese papel prueba que compraste algo, pero no te deja recuperar el IVA.

Qué documento necesita tu gestoría

Tu gestoría necesita el documento que permita deducir el gasto y el IVA, y ese documento es la factura, no el recibo. Cuando le envías un recibo en lugar de una factura, no puede registrarlo como gasto deducible y acabará pidiéndote el documento correcto, con la pérdida de tiempo que eso supone para los dos.

Para una asesoría que gestiona decenas de clientes, el problema no es entender la diferencia entre factura y recibo, sino reunir todas las facturas correctas a tiempo. Muchas se quedan sin abrir en el correo del cliente. Por eso cada vez más gestorías automatizan la captura de facturas de sus clientes en lugar de perseguirlas una a una en cada cierre.

Cómo no perder la factura correcta cuando llega por email

La mayoría de las facturas de proveedores ya no llegan en papel, sino al correo, mezcladas entre cientos de emails de todo tipo. Ahí es donde se pierden, y donde un recibo y una factura acaban en la misma carpeta sin que nadie distinga cuál vale para deducir.

Gennai detecta automáticamente si lo que entra en tu bandeja es una factura, una factura simplificada o un recibo, lo clasifica y lo organiza sin que tengas que abrir cada email. El documento correcto queda listo para tu contabilidad y el resto deja de robarte tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre factura y recibo?

La factura documenta la operación y permite deducir el IVA y el gasto. El recibo solo acredita que se ha pagado una cantidad. Para tu contabilidad necesitas la factura.

¿El ticket sirve como factura?

Desde 2013 el ticket no existe como documento fiscal independiente. Si cumple los requisitos mínimos, es una factura simplificada. Para deducir el IVA necesitarás que incluya tu NIF y la cuota de IVA por separado, según la AEAT.

¿Hasta qué importe puedo pedir una factura simplificada?

Hasta 400 euros con IVA incluido en general, y hasta 3.000 euros en sectores como hostelería, transporte o ventas al por menor, según la Agencia Tributaria. Por encima de eso, factura completa.

¿Puedo deducir el IVA con un recibo?

No. El recibo no detalla la base imponible ni la cuota de IVA con los requisitos de una factura, así que no permite deducir el impuesto. Pide siempre factura.

¿Qué documento necesita mi gestoría?

La factura, completa cuando eres empresa o autónomo que deduce el gasto. Un recibo no le sirve para registrar un gasto deducible ni el IVA soportado.

Saber la diferencia entre factura y recibo es el primer paso. El segundo es no perder ninguna. Gennai captura y clasifica automáticamente las facturas que llegan a tu correo y las exporta a tu contabilidad. Puedes probarlo gratis, sin tarjeta.