IntegraciónDel Email a QuickBooks Automatizado
Gennai extrae facturas de tu Gmail y Outlook, y las exporta como facturas de compra a QuickBooks Online con un solo clic. Proveedores, PDFs adjuntos y multidivisa gestionados automáticamente.
~3s
Por factura exportada
99%
Precisión de campos
0
Introducción manual
Por qué falla la introducción manual de facturas en QuickBooks
La mayoría de empresas aún descargan PDFs y teclean los datos en QuickBooks a mano. Esto es lo que ocurre cuando se escala.
$15-40
por factura procesada
El coste oculto de la entrada manual
Los equipos financieros gastan entre 15 y 40 $ procesando cada factura a mano: descargar el PDF, abrir QuickBooks, teclear datos del proveedor, introducir importes y revisar erratas. Con 100 facturas al mes, supone hasta 4.000 $ solo en costes laborales.
1-4%
tasa de errores
Errores que se propagan
La entrada manual tiene una tasa de error del 1 al 4 %. Un importe incorrecto o un número de referencia mal tecleado genera problemas de conciliación, pagos retrasados y alertas de auditoría. Cada error requiere de 15 a 30 minutos para investigar y corregir en QuickBooks.
15-25h
al mes
Tiempo que podría dedicarse al análisis
Los equipos financieros dedican de 15 a 25 horas al mes a teclear datos: descargar PDFs del email, cambiar a QuickBooks, crear proveedores, introducir líneas de detalle. Es tiempo que podría invertirse en análisis de flujo de caja y negociación con proveedores.
Cómo Funciona
Cómo Gennai exporta tus facturas a QuickBooks
- 1Paso 1
Conecta tu email y QuickBooks
Conecta tu cuenta de Gmail u Outlook para capturar facturas y autoriza QuickBooks Online con un clic. Gennai usa OAuth 2.0 y solicita solo los permisos necesarios para crear facturas de compra y adjuntar PDFs.
- 2Paso 2
La IA extrae los datos de la factura
Gennai escanea tu bandeja de entrada automáticamente en busca de facturas PDF. La IA avanzada extrae nombre del proveedor, NIF/CIF, importe, moneda, fecha y número de factura de cada PDF, sin importar el idioma ni el formato.
- 3Paso 3
Exportación a QuickBooks en un clic
Selecciona facturas desde tu panel y expórtalas a QuickBooks Online con un clic. Gennai crea las facturas de compra, busca o crea registros de proveedor por nombre, adjunta el PDF original y muestra el progreso en tiempo real.
Qué se exporta a QuickBooks
Cada factura que Gennai extrae se mapea a los campos exactos de una factura de compra en QuickBooks. Sin entrada manual, sin copiar y pegar.
Factura de compra QBGennai también adjunta el PDF original a cada factura de compra en QuickBooks, para que tu equipo pueda verificar los documentos fuente directamente desde QuickBooks. Saber más
Diseñado para equipos de cuentas por pagar
Cada funcionalidad pensada para eliminar el trabajo manual y prevenir errores en tu contabilidad con QuickBooks.
Coincidencia inteligente de proveedores
Gennai busca proveedores en QuickBooks por nombre. Si no encuentra coincidencia, crea el proveedor automáticamente con los datos extraídos. Los proveedores se cachean durante la exportación para minimizar las llamadas a la API.
Creación automática de facturas de compra
Cada factura se convierte en una factura de compra en QuickBooks Online con importes, fechas, moneda y número de referencia correctos. Las facturas quedan listas para que tu equipo los revise antes de programar el pago.
PDF adjunto
El PDF original se adjunta automáticamente a cada factura de compra en QuickBooks. Tu equipo puede verificar los documentos fuente directamente desde QuickBooks sin cambiar de herramienta.
Soporte multidivisa
Las facturas se exportan en su moneda original. QuickBooks Online Plus y Advanced soportan multidivisa de forma nativa, y Gennai mapea las monedas automáticamente.
Prevención de duplicados
Gennai comprueba si una factura ya fue exportada antes de enviarla de nuevo. La deduplicación en dos niveles asegura que no se creen facturas de compra duplicadas en QuickBooks.
Progreso en tiempo real y cancelación
Sigue el progreso de la exportación en tiempo real desde tu panel. Ve cuántas facturas se han procesado, cuántas han tenido éxito y cancela en cualquier momento si lo necesitas. Exporta hasta 500 facturas por lote.
El flujo completo: del email a QuickBooks
Gennai se sitúa entre tu bandeja de entrada y tu software contable. Las facturas fluyen automáticamente del email a QuickBooks sin pasos manuales.
GmailTu bandeja
OutlookTu bandeja
QuickBooksFacturas + Proveedores + PDFsCompatible con todos los planes de QuickBooks Online
La integración de Gennai con QuickBooks funciona en todos los planes de QuickBooks Online. Conecta una vez, exporta siempre.
Todos los planes de QuickBooks Online
- QuickBooks Online Simple Start
- QuickBooks Online Essentials
- QuickBooks Online Plus
- QuickBooks Online Advanced
Cobertura global
- Estados Unidos, Canadá (mercados principales)
- Reino Unido, Australia
- Soporte multidivisa (Plus y Advanced)
- Más de 100 idiomas de factura soportados
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la exportación a QuickBooks?
Selecciona las facturas que quieres exportar desde tu panel de Gennai, pulsa el botón de exportación ERP y elige QuickBooks. Gennai crea una tarea en segundo plano que procesa cada factura: busca o crea el proveedor en QuickBooks, crea un gasto con los datos extraídos y adjunta el PDF original. Puedes seguir el progreso en tiempo real y cancelar en cualquier momento.
¿Qué permisos de QuickBooks necesita Gennai?
Gennai se conecta mediante OAuth 2.0 y solicita permisos de contabilidad para crear facturas de compra, gestionar proveedores y adjuntar archivos. Gennai no puede acceder a tus fuentes bancarias, nóminas ni datos fiscales. Puedes revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de QuickBooks.
¿Puedo cancelar una exportación en curso?
Sí. Cada exportación muestra una barra de progreso en tiempo real con un botón de cancelar. Al cancelar, Gennai deja de procesar nuevas facturas de inmediato. Las facturas ya exportadas a QuickBooks permanecen allí; puedes eliminarlas desde QuickBooks si lo necesitas.
¿Cómo funciona el soporte multidivisa con QuickBooks?
Gennai extrae la moneda de cada factura y la exporta en esa moneda. El soporte multidivisa está disponible en los planes QuickBooks Online Plus y Advanced. Si la multidivisa está desactivada en tu QuickBooks, las facturas en otra moneda se quedan sin enviar y te decimos por qué: un importe en otra moneda nunca se contabiliza en tu moneda local.
¿Qué ocurre con las facturas duplicadas?
Gennai previene duplicados a dos niveles. Primero, consulta su propia base de datos para comprobar si la factura ya se exportó a QuickBooks. Segundo, usa los números de referencia para identificar posibles conflictos, evitando facturas duplicadas en tu contabilidad.
¿Cómo hace Gennai la coincidencia de proveedores en QuickBooks?
Gennai busca un proveedor por nombre. Si no encuentra coincidencia, crea un nuevo proveedor con el nombre extraído de la factura. Los registros de proveedores se cachean durante las exportaciones masivas para minimizar las llamadas a la API y acelerar el proceso.
¿En qué estado se crean las facturas de compra?
Las facturas de compra se crean como facturas estándar de QuickBooks listos para revisión. Tu equipo puede verificar importes, datos del proveedor y PDFs adjuntos antes de programar el pago en QuickBooks.
¿Cómo desconecto QuickBooks de Gennai?
Puedes desconectar QuickBooks desde la pestaña Integraciones de tu panel de Gennai en cualquier momento. Esto revoca los tokens OAuth y detiene todas las exportaciones futuras. Las facturas ya exportadas a QuickBooks no se ven afectadas. También puedes revocar el acceso desde la configuración de tu cuenta de QuickBooks Online, en Aplicaciones conectadas.
