Integración con HoldedDe tu email a Holded Automatizado
Gennai extrae facturas de tu Gmail y Outlook y las exporta como facturas de compra a Holded en un clic. Contactos, PDFs adjuntos y gestión del IVA incluidos.
~3s
Por factura exportada
99%
Precisión en los campos
0
Introducción manual de datos
Por qué la introducción manual de facturas en Holded no funciona
La mayoría de empresas todavía descargan PDFs y teclean los datos en Holded a mano. Esto es lo que pasa cuando se crece.
15-40 €
por factura procesada
El coste oculto de la entrada manual
Los equipos financieros gastan entre 15 y 40 € por factura procesada manualmente: descargar el PDF, abrir Holded, crear el contacto, introducir importes y verificar errores. Con 100 facturas al mes, son hasta 4.000 € solo en mano de obra.
1-4%
tasa de error
Errores que se acumulan
La entrada manual tiene una tasa de error del 1 al 4%. Un importe equivocado o un NIF mal tecleado genera problemas de conciliación, pagos retrasados y alertas en auditoría. Cada error necesita de 15 a 30 minutos para investigar y corregir en Holded.
15-25h
al mes
Tiempo que podría dedicarse al análisis
Los equipos financieros dedican de 15 a 25 horas al mes a la entrada de datos: descargar PDFs del email, cambiar a Holded, crear contactos, introducir líneas. Es tiempo que podría destinarse al análisis de tesoreria y la negociación con proveedores.
Cómo funciona
Cómo Gennai exporta tus facturas a Holded
- 1Paso 1
Conecta tu email y Holded
Conecta tu cuenta de Gmail u Outlook para capturar facturas y añade tu clave API de Holded. Gennai cifra la clave con AES-256 y la usa únicamente para crear facturas de compra y adjuntar PDFs.
- 2Paso 2
La IA extrae los datos de cada factura
Gennai escanea tu bandeja de entrada automáticamente en busca de facturas PDF. La IA avanzada extrae nombre del proveedor, NIF/CIF, importe, moneda, fecha y número de factura de cada PDF, sin importar el idioma ni el formato.
- 3Paso 3
Exportación a Holded en un clic
Selecciona facturas desde tu panel y expórtalas a Holded en un clic. Gennai crea facturas de compra, busca o crea contactos por nombre, adjunta el PDF original y muestra el progreso en tiempo real.
Qué se exporta a Holded
Cada factura que Gennai extrae se mapea a los campos exactos de un documento de compra en Holded. Sin entrada manual, sin copiar y pegar.
Documento de compra en HoldedGennai también adjunta el PDF original a cada documento de compra en Holded, para que tu equipo pueda verificar los documentos fuente directamente desde Holded. Más información
Diseñado para equipos financieros que usan Holded
Cada funcionalidad pensada para eliminar el trabajo manual y prevenir errores en tu contabilidad con Holded.
Coincidencia inteligente de contactos
Gennai busca contactos en Holded por nombre. Si no encuentra coincidencia, crea el contacto automáticamente con el NIF/CIF y los datos extraídos. Los contactos se almacenan en caché durante la exportación para minimizar las llamadas a la API.
Facturas de compra automáticas
Cada factura se convierte en un documento de compra en Holded con los importes, fechas, moneda y número de documento correctos. Los documentos quedan listos para que tu equipo los revise y apruebe.
PDF adjunto
El PDF original se adjunta automáticamente a cada documento de compra en Holded. Tu equipo puede verificar los documentos fuente directamente desde Holded sin cambiar de herramienta.
Soporte multidivisa
Las facturas se exportan en su moneda original. Holded soporta multidivisa de forma nativa y Gennai mapea los códigos de moneda automáticamente para una contabilidad precisa.
Prevención de duplicados
Gennai comprueba si una factura ya fue exportada antes de enviarla de nuevo. La deduplicación en dos niveles garantiza que no se creen documentos de compra duplicados en Holded.
Progreso en tiempo real y cancelación
Sigue el progreso de la exportación en tiempo real desde tu panel. Consulta cuántas facturas se han procesado, cuántas con éxito y cancela en cualquier momento si lo necesitas. Exporta hasta 500 facturas por lote.
El flujo completo: del email a Holded
Gennai se sitúa entre tu bandeja de entrada y tu software de contabilidad. Las facturas fluyen automáticamente del email a Holded sin pasos manuales.
GmailTu bandeja
OutlookTu bandeja
HoldedCompras + Contactos + PDFsCompatible con todos los planes de Holded
La integración de Gennai con Holded funciona en todos los planes que incluyen acceso a la API. Conecta una vez, exporta para siempre.
Planes de Holded con API
- Holded Professional
- Holded Premium
- Holded Enterprise
- Cualquier plan con acceso a la API activado
Pensado para el mercado español
- España y LATAM (mercados principales)
- Extracción de NIF/CIF
- Facturas de compra preparadas para el IVA
- Más de 100 idiomas de factura soportados
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la exportación a Holded?
Selecciona las facturas que quieres exportar desde tu panel de Gennai, pulsa el botón de exportación ERP y elige Holded. Gennai crea un proceso en segundo plano que recorre cada factura: busca o crea el contacto en Holded, genera un documento de compra con los datos extraídos y adjunta el PDF original. Puedes seguir el progreso en tiempo real y cancelar en cualquier momento.
¿Qué necesita Gennai para conectarse a Holded?
Gennai se conecta a través de la API de Holded usando tu token de API. En Holded, ve a Ajustes > Desarrolladores > Credenciales y crea un API Token con permisos de lectura y escritura. Gennai cifra el token con AES-256-GCM y lo utiliza únicamente para crear documentos de compra, gestionar contactos y adjuntar archivos. Puedes revocar el acceso en cualquier momento eliminando el token desde los ajustes de Gennai.
¿Puedo cancelar una exportación en curso?
Sí. Cada exportación muestra una barra de progreso en tiempo real con un botón de cancelación. Al cancelar, Gennai deja de procesar nuevas facturas de inmediato. Las facturas que ya se exportaron a Holded permanecen allí; puedes eliminarlas manualmente desde Holded si lo necesitas.
¿Cómo gestiona Gennai el IVA y los impuestos?
Gennai extrae el importe total de cada factura y crea el documento de compra en Holded con el subtotal correcto. La configuración de impuestos (tipo de IVA, IRPF, etc.) sigue los valores predeterminados de tu cuenta de Holded. Puedes ajustar los impuestos por documento en Holded tras la exportación.
¿Qué pasa con las facturas duplicadas?
Gennai previene duplicados en dos niveles. Primero comprueba en su propia base de datos si la factura ya se exportó a Holded. Segundo, usa los números de documento para identificar posibles conflictos, evitando facturas de compra duplicadas en tu contabilidad.
¿Cómo empareja Gennai los contactos en Holded?
Gennai busca un contacto por nombre. Si no encuentra coincidencia, crea un nuevo contacto con el nombre del proveedor y el NIF/CIF extraídos de la factura. Los registros de contactos se almacenan en caché durante las exportaciones por lotes para minimizar las llamadas a la API y agilizar el proceso.
¿En qué estado se crean los documentos de compra?
Los documentos de compra se crean como facturas de compra estándar en Holded, listas para revisión. Tu equipo puede verificar importes, datos de contacto y PDFs adjuntos antes de confirmarlos en Holded.
¿Cómo desconecto Holded de Gennai?
Puedes desconectar Holded desde la pestaña de Integraciones en tu panel de Gennai en cualquier momento. Esto elimina la clave API almacenada y detiene todas las exportaciones futuras. Los documentos de compra ya exportados a Holded no se ven afectados. También puedes regenerar tu clave API en Holded para revocar el acceso.
