Integración con OutlookEscaner de Facturas en Outlook Con tecnología IA
Encuentra automáticamente cada factura PDF en tu Outlook, extrae los datos con IA y orgánizalos en un solo panel. Sin buscar entre emails nunca más.
< 30s
Tiempo de configuración
100+
Idiomas soportados
3 niveles
Deduplicación
Por qué falla la recopilación manual de facturas en Outlook
La mayoría de empresas aún buscan facturas en Outlook y las copian a mano en hojas de cálculo. Estas son las consecuencias.
120+
emails al día
Enterradas en tu bandeja
La bandeja media de una empresa recibe más de 120 emails al día. Las facturas llegan como adjuntos mezclados con newsletters, recibos y correos comerciales, y son prácticamente imposibles de localizar de forma fiable.
15-25h
al mes
Horas de trabajo manual
Los equipos financieros dedican de 15 a 25 horas al mes a buscar, descargar e introducir datos de facturas manualmente. Ese tiempo podría dedicarse a análisis y toma de decisiones.
1-4%
tasa de error
Errores costosos
La introducción manual de datos tiene una tasa de error del 1 al 4%. A escala, eso supone pagos perdidos, duplicados y dolores de cabeza en auditorías. El coste por factura procesada manualmente oscila entre 15 $ y 40 $.
Cómo funciona
Cómo Gennai escanea tu Outlook en busca de facturas
- 1Paso 1
Conecta Outlook
Haz clic en “Conectar Outlook” y autoriza con un solo clic. Gennai usa OAuth 2.0 con el permiso Mail.Read: solo puede leer tus emails, nunca enviar, eliminar ni modificarlos.
- 2Paso 2
La IA escanea automáticamente
Gennai escanea tu bandeja cada hora en busca de emails con adjuntos PDF. La IA avanzada clasifica cada PDF y extrae nombre del proveedor, importe, moneda, fecha y número de factura.
- 3Paso 3
Revisa y exporta
Las facturas extraídas aparecen en tu panel en minutos. Filtra por fecha, proveedor o importe. Exporta a CSV, sincroniza con Google Drive o envía a Xero y Holded.
Qué datos se extraen
La IA avanzada lee cada PDF y obtiene datos estructurados en segundos, sin importar el idioma, formato o diseño del documento.
¿Necesitas lógica de extracción personalizada? Usa Reglas IA personalizadas para renombrar proveedores, etiquetar categorías automáticamente o excluir tipos de factura concretos. Saber más
Seguridad de nivel empresarial
Tus datos de email son sensibles. Gennai está construido desde cero con la seguridad como prioridad absoluta.
OAuth 2.0 de solo lectura
Gennai solicita únicamente el permiso Mail.Read a través de Microsoft OAuth. No puede enviar, eliminar ni modificar tu bandeja. Puedes revocar el acceso en cualquier momento desde tu cuenta de Microsoft.
Editor verificado por Microsoft
Gennai es un editor verificado en la plataforma de identidad de Microsoft. Tu administrador puede confiar en que la aplicación ha sido verificada por Microsoft.
Cifrado AES-256-GCM
Todos los tokens OAuth se cifran en reposo con el mismo estándar que usan bancos y gobiernos.
Deduplicación en 3 niveles
ID del mensaje de email, hash del contenido del PDF y coincidencia por lógica de negocio garantizan cero duplicados.
Renovación automática de tokens
Los tokens se renuevan automáticamente antes de expirar. Tu conexión con Outlook se mantiene activa 24/7.
Escaneo automático cada hora
Las facturas nuevas se detectan cada hora de forma automática. Sin sincronizaciones manuales: las facturas aparecen a medida que llegan a tu bandeja.
Adónde van tus facturas de Outlook después
Gennai envía automáticamente tus facturas extraídas a tu software contable, almacenamiento en la nube y hojas de cálculo, sin exportaciones manuales ni copiar y pegar.
OutlookTu bandeja
OneDrive
Google Drive
Xero
Holded
Google SheetsFunciona con Outlook personal y Microsoft 365
Tanto si usas una cuenta gratuita @outlook.com como una suscripción de empresa Microsoft 365, Gennai se conecta de la misma forma.
Outlook personal
- Cuentas gratuitas @outlook.com y @hotmail.com
- Conexión OAuth en un clic
- Funciona con cualquier cuenta de Microsoft
- Ideal para autónomos y freelancers
Microsoft 365
- Exchange Online con dominios personalizados
- Varios miembros del equipo pueden conectarse
- Soporte para buzones compartidos
- Invita a contables externos con acceso limitado
Preguntas frecuentes
¿Gennai es de solo lectura? ¿Modifica mis emails?
Sí, Gennai es estrictamente de solo lectura. Solicitamos únicamente el permiso OAuth Mail.Read, lo que significa que Gennai puede leer el contenido de los emails y descargar adjuntos, pero no puede enviar, eliminar, modificar ni mover ningún email. Tu bandeja permanece completamente intacta.
¿Con qué frecuencia escanea Gennai mi Outlook?
Gennai escanea las cuentas de Outlook conectadas automáticamente cada hora. Cada escaneo busca emails nuevos con adjuntos PDF que hayan llegado desde la última sincronización. No necesitas lanzar escaneos manualmente. Las facturas aparecen en tu panel a medida que llegan.
¿Puedo escanear emails antiguos de meses anteriores?
Sí. La función de escaneo retroactivo te permite seleccionar cualquier rango de fechas y buscar facturas de ese periodo. Es útil cuando conectas tu cuenta por primera vez y quieres importar facturas pasadas. Seleccionas los emails a procesar y el escaneo se ejecuta en segundo plano.
¿Funciona con Microsoft 365 y Exchange Online?
Por supuesto. Gennai funciona con cuentas personales @outlook.com/@hotmail.com y con cuentas Microsoft 365 (Exchange Online) con dominios propios. El flujo de conexión OAuth es el mismo. Si tu organización restringe el acceso de aplicaciones de terceros, tu administrador de Azure AD puede aprobar Gennai desde el portal de Azure.
¿Soporta buzones compartidos?
Sí, mediante una conexión dedicada "Microsoft Shared Account" separada de la conexión normal de Outlook. En tu panel de Gennai, abre Integraciones y haz clic en "Microsoft Shared Account", introduce la dirección del buzón compartido (ej. facturas@empresa.com) e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365 — verificaremos que tienes Acceso Completo y empezaremos a escanear. Tu bandeja personal no se lee cuando conectas un buzón compartido por esta vía.
¿Qué pasa con facturas en otros idiomas?
Gennai utiliza la IA avanzada, que soporta de forma nativa más de 100 idiomas. Puede extraer datos de facturas en español, alemán, francés, chino, árabe y prácticamente cualquier idioma, incluyendo documentos con varios idiomas mezclados. No requiere ninguna configuración.
¿Cómo funciona la deduplicación?
Gennai usa tres niveles de deduplicación. Primero, comprueba el ID del mensaje de email para no procesar el mismo email dos veces. Segundo, genera un hash del contenido del PDF para detectar archivos idénticos. Tercero, aplica coincidencia por lógica de negocio (mismo proveedor, mismo importe, misma fecha) para detectar posibles duplicados en distintos hilos de email.
¿Cómo revoco el acceso de Gennai a mi Outlook?
Puedes desconectar tu cuenta de Outlook desde el panel de Gennai en cualquier momento. También puedes revocar el acceso directamente desde tu cuenta de Microsoft en myaccount.microsoft.com, en el apartado “Permisos de aplicaciones”. Ambos métodos detienen inmediatamente todos los escaneos.
