Integración con XeroDe tu Email a Xero Automatizado
Gennai extrae facturas de tu Gmail y Outlook, y las exporta como facturas de compra a Xero con un solo clic. Contactos de proveedores, PDFs adjuntos y multidivisa gestionados automáticamente.
~3s
Por factura exportada
99%
Precisión de campos
0
Introducción manual de datos
Por qué falla la introducción manual de facturas en Xero
La mayoría de empresas todavía descargan PDFs y teclean los datos en Xero a mano. Esto es lo que ocurre cuando escalas.
$15-40
por factura procesada
El coste oculto de la entrada manual
Los equipos de finanzas gastan entre 15 y 40 $ procesando cada factura manualmente: descargar el PDF, abrir Xero, introducir los datos del proveedor, el importe y revisar posibles errores. Con 100 facturas al mes, eso supone hasta 4.000 $ solo en costes laborales.
1-4%
tasa de error
Errores que se acumulan
La introducción manual de datos tiene una tasa de error del 1 al 4 %. Un importe incorrecto o un número de factura mal escrito genera problemas de conciliación, pagos retrasados y alertas de auditoría. Cada error requiere entre 15 y 30 minutos para investigar y corregir.
15-25h
al mes
Tiempo que podrías dedicar al análisis
Los equipos financieros dedican de 15 a 25 horas al mes a la entrada de datos: descargar PDFs del email, cambiar a Xero, crear contactos, introducir partidas. Es tiempo que podría destinarse al análisis de flujo de caja y negociación con proveedores.
Cómo funciona
Cómo Gennai exporta tus facturas a Xero
- 1Paso 1
Conecta tu email + Xero
Conecta tu cuenta de Gmail u Outlook para capturar facturas y autoriza Xero con un clic. Gennai usa OAuth 2.0 y solicita únicamente los permisos necesarios para crear facturas de compra y adjuntar PDFs.
- 2Paso 2
La IA extrae los datos de la factura
Gennai escanea tu bandeja automáticamente en busca de facturas PDF. La IA avanzada extrae nombre del proveedor, NIF/CIF, importe, moneda, fecha y número de factura de cada PDF, sin importar el idioma o formato.
- 3Paso 3
Exportación a Xero en un clic
Selecciona facturas desde tu panel y expórtalas a Xero con un clic. Gennai crea facturas de compra ACCPAY, busca o crea contactos de proveedores por NIF/CIF, adjunta el PDF original y muestra el progreso en tiempo real.
Qué se exporta a Xero
Cada factura que Gennai extrae se mapea a los campos exactos de una factura de compra en Xero. Sin introducción manual de datos, sin copiar y pegar.
Factura de compra Xero (ACCPAY)Gennai también adjunta el PDF original a cada factura de compra en Xero, para que tu equipo pueda verificar los documentos fuente directamente desde Xero. Saber más
Diseñado para equipos de cuentas a pagar
Cada funcionalidad pensada para eliminar el trabajo manual y prevenir errores en tu contabilidad con Xero.
Coincidencia inteligente de contactos
Gennai busca contactos en Xero primero por NIF/CIF y luego por nombre. Si no existe coincidencia, crea el contacto automáticamente con el número fiscal extraído. Los contactos se cachean durante la exportación para minimizar llamadas a la API.
Creación automática de facturas de compra
Cada factura se convierte en una factura de compra ACCPAY en Xero con importes, fechas, moneda y número de factura correctos. Las facturas se crean en estado BORRADOR para que puedas revisarlos antes de aprobarlas.
Adjunto PDF
El PDF original se adjunta a cada factura de compra en Xero automáticamente. Tu equipo puede verificar los documentos fuente directamente desde Xero sin cambiar de herramienta.
Soporte multidivisa
Las facturas se exportan en su moneda original. Si la moneda no está habilitada en tu organización de Xero, Gennai recurre automáticamente a tu moneda predeterminada.
Prevención de duplicados
Gennai comprueba si una factura ya fue exportada antes de enviarla de nuevo. Si Xero rechaza un número de factura duplicado, reintenta la exportación sin el número para evitar conflictos.
Progreso en tiempo real y cancelación
Sigue el progreso de la exportación en tiempo real desde tu panel. Ve cuántas facturas se han procesado, cuántas han tenido éxito y cancela en cualquier momento si lo necesitas. Exporta hasta 500 facturas por lote.
El flujo completo: de tu email a Xero
Gennai se sitúa entre tu bandeja de entrada y tu software contable. Las facturas fluyen automáticamente del email a Xero sin pasos manuales.
GmailTu bandeja
OutlookTu bandeja
XeroFacturas + Contactos + PDFsCompatible con todos los planes y regiones de Xero
La integración de Gennai con Xero funciona en todos los planes y regiones de Xero. Conecta una vez, exporta para siempre.
Todos los planes de Xero
- Xero Starter (antes Early)
- Xero Standard (antes Growing)
- Xero Premium (antes Established)
- Facturas creadas en estado BORRADOR para revisión
Cobertura global
- Reino Unido, Australia, Nueva Zelanda
- Estados Unidos, Canadá, Sudáfrica
- Multidivisa con reserva automática
- Más de 100 idiomas de factura soportados
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona la exportación a Xero?
Selecciona las facturas que quieres exportar desde tu panel de Gennai, haz clic en el botón de exportación a ERP y elige Xero. Gennai crea una tarea en segundo plano que procesa cada factura: busca o crea el contacto del proveedor en Xero, crea un gasto ACCPAY con los datos extraídos y adjunta el PDF original. Puedes seguir el progreso en tiempo real y cancelar en cualquier momento.
¿Qué permisos de Xero necesita Gennai?
Gennai solicita tres permisos OAuth: accounting.transactions (para crear facturas de compra), accounting.contacts (para buscar o crear contactos de proveedores) y accounting.attachments (para adjuntar el PDF original a cada gasto). Gennai no puede acceder a tus feeds bancarios, informes ni datos de nómina.
¿Puedo cancelar una exportación en curso?
Sí. Cada exportación muestra una barra de progreso en tiempo real con un botón de cancelación. Al cancelar, Gennai deja de procesar nuevas facturas inmediatamente. Las facturas ya exportadas a Xero permanecen allí: se crean en estado BORRADOR, así que puedes eliminarlas desde Xero si lo necesitas.
¿Cómo funciona el soporte multidivisa?
Gennai extrae la moneda de cada factura y la exporta a Xero en esa moneda. Si tu organización de Xero no tiene esa moneda habilitada, Gennai reintenta automáticamente sin el código de moneda para que el gasto se cree en tu moneda predeterminada.
¿Qué pasa con las facturas duplicadas?
Gennai previene duplicados en dos niveles. Primero, comprueba en su propia base de datos si la factura ya fue exportada a Xero. Segundo, si Xero rechaza un número de factura porque ya existe, Gennai reintenta la exportación sin el número de factura para evitar conflictos.
¿Cómo asigna Gennai los contactos de proveedores en Xero?
Gennai primero busca un contacto por NIF/CIF (TaxNumber en Xero). Si no encuentra coincidencia, busca por nombre del proveedor. Si no hay resultado, crea un nuevo contacto con el nombre y el NIF/CIF del proveedor. Esto garantiza registros de contactos limpios y sin duplicados en tu organización de Xero.
¿En qué estado se crean las facturas de compra?
Todas las facturas de compra se crean en estado BORRADOR. Esto permite a tu equipo revisar importes, contactos y partidas antes de aprobarlas para el pago. Puedes aprobar las facturas directamente en Xero.
¿Cómo desconecto Xero de Gennai?
Puedes desconectar Xero desde la pestaña Integraciones de tu panel de Gennai en cualquier momento. Esto revoca los tokens OAuth y detiene todas las exportaciones futuras. Las facturas ya exportadas a Xero no se ven afectadas. También puedes revocar el acceso desde los ajustes de tu organización de Xero.
